影印機用起來還是要提前知道一些知識的，因為並不是傻瓜式的放上就可以影印的，在使用之前你要詳細的瞭解下這幾個步驟方法，用起來才會更方便。
影印機的使用方法
1、開機預熱，大多數影印機還是要三到五分鐘預熱的。這要看影印機是加熱片還是定影燈的。加熱片的話預熱快點，定影燈預熱要慢些。還有機器一般有睡眠功能，在影印機開著的時候如果長時間沒有影印，那麼機器就會進入睡眠時間，如果要再次使用，就需按下喚醒功能鍵。
2、檢查原稿。檢查影印紙張，注意材料上不要有書釘，大頭針等硬物。不然有可能會把定影棍與鼓芯破壞。
3、影印單面與雙面不同，還有合併影印。影印單面，只需只需把原稿放在稿臺或送稿器上，點下單面到單面就好，如果影印雙面，就要點單面到雙面或雙面到雙面。再按開始鍵。
4、影印份數，按下數字鍵設定影印份數，若設定有誤可按取消鍵。再重新設定。
5、縮小擴大，需仔細確認要擴大的倍數，一不小心會超出紙張的區域。把需要影印的東西沒印到紙上。
6、還有設定黑白與彩色。如果是一臺彩色影印機，就需要設定黑白還是影印彩色，如果本為就是想影印黑白的，如果印出彩色，那就會亂費經費，耗材成本。
7、還有濃度調整，當然絕大部分是不用調節的。如果原稿很淡的話就需要把濃調查調深些。
影印機的主要功能
影印
影印是數碼複合機的核心功能，可以徹底地取代普通影印機，作為辦公中的影印裝置，其影印效能和功能又遠遠超出傳統的影印機，不僅影印內容可以儲存，而且可以衍生很多特色的影印功功能。例如縮放影印、海報復印、名片影印、組合影印等功能，可以幫助使用者實現多種非常實用的檔案影印功能。
列印
雖然是複合機的一種延展功能，但可以完全作為印表機使用，從列印速度、列印質量、紙張處理能力、列印功能方面與印表機完全一致，而在列印負荷和單頁列印成本方面甚至要優於普通的印表機。而且在保密列印、儲存列印、網路列印等技術上與印表機領域保持了一致，即使在彩色發展潮流中，數碼複合機與印表機領域也保持了同步，似乎沒有理由將其排斥在列印領域之外。
掃描
掃描功能同樣是影印功能的一種延展，相較於普通的掃描器，數碼複合機的功能更加面向文件掃描，沒有片面追求掃描解析度和色深，但對於文件中的文字和圖片掃描完全沒有問題。其掃描速度、批量掃描能力、雙面掃描能力又是普通掃描器所無法比擬的。文件電子化：文件電子是數碼複合機掃描功能的拓展，堆積如山的各種文件和票據儲存和管理是很多辦公室頭痛的問題，利用數碼複合機的掃描功能可以快速將這些文件電子化，以電子檔案的方式儲存在計算機中，分類、檢索後再輸出都非常方便，而且可以改善檔案處理、傳送流程，是提高辦公效率的一個重要發展方向。文件電子化在歐美等發達的應用已經非常普及，國內在一些政府部門、行業、大型企業和一些現代辦公室合機中。數碼復臺機配置了很強大的處理和儲存能力，本身就是一個功能完備的文件處理裝置，除了衍生的掃描、增加的列印、傳真功能外，還可以利用自身的處理和控制能力，完善文件分撿、裝訂功能，小冊子、海報等特色影印、列印功能，保密列印、許可權列印等安全和管理功能。
網路
重要的一點是，數碼複合機可以接入網路，與資訊系統和辦公系統融合，成為企業資訊化系統的重要組成部分。數碼複合機相較於普通影印機的另一大改變是人機互動能力的大大加強，大尺寸液晶顯示屏、觸控輸入方式的引入，使其本身成為了一種高度智慧化、可獨立操作執行的資訊處理終端。
影印機使用注意事項
1、檢視影印機電源是否開啟。
2、檢視紙盒內是否有紙。
3、影印紙裝匣時，紙張一定要放平，特別是使用二手紙影印時。
4、選擇所需的紙張(A4或A3)，並在裝紙盒的右端紙張設定滾輪手動調至A4或A3標示。
5、長時間影印資料達50頁及以上時，每影印50頁後需停止影印，待影印機散熱5分鐘後再執行。
6、選擇要影印的份數，影印完畢後應按還原鍵復原，並調至A4紙待影印狀態。
7、儘量不要影印文字背景為深色的檔案，以免卡紙。
8、在影印過程中，不要中途關掉電源開關、開啟前蓋板及裝紙盒。以免造成卡紙或其他故障。
9、不得影印與工作無關的私人檔案。
10、請不要將回形針、別針等金屬件掉入機內，不要在機器上放重物，不要將裝有液體的容器放在影印機上或機器周圍。
以下情況請及時關閉電源
1、下班。
2、停電。
3、節假日或長時間不用機器時。
4、執行過程中突然出現異常的噪音、煙霧或其他異常現象。